7 Consigli per organizzare un "matrimonio fuori porta"

1. Affidatevi a una Wedding Planner

Dietro a un grande matrimonio c’è sempre il lavoro di un wedding planner!  Di solito, un professionista locale pronto ad aiutarvi, passo dopo passo, in qualsiasi vostra esigenza, dalla logistica alla burocrazia. Una figura che conosca bene la zona, i fornitori e la cultura del posto in cui deciderete di sposarvi. Il nostro primo consiglio è dunque quello di stipulare un contratto regolare con il wedding planner a cui vi affiderete. In questo modo saranno sempre chiari i servizi disponibili e cosa prevede il vostro accordo.

Il wedding planner sarà la vostra ombra e il braccio destro durante tutti i preparativi. Al momento dell’arrivo, perciò, assicuratevi di stabilire un feeling positivo con questa persona: vi guiderà nelle varie fasi organizzative, così come vi sarà di aiuto con idee e suggerimenti sullo svolgimento dell’evento.

NON CI SONO PIU' MEZZE STAGIONI!  Confrontatevi con il vostro wedding planner sul clima e l'affluenza turistica del periodo in cui volete fissare la data del matrimonio. Se pensate di sposarvi in un momento di "alta stagione" assicuratevi di avere a disposizione un certo numero di camere per la sistemazione degli ospiti. Se le vostre date sono flessibili, provate a optare per un periodo meno gettonato: questa soluzione potrebbe rivelarsi più economica sia per voi che per i vostri ospiti.

2. Visitate la location con attenzione

I migliori matrimoni fuori porta, solitamente, prevedono una visita anticipata da parte dei futuri sposi: è il modo migliore per rispondere ai dubbi su ciò che il luogo permetterà di fare. Approfittatene, non lasciatevi sfuggire nulla e poi riferite il tutto al vostro wedding planner. Incontrate il maggior numero di strutture possibili e illustrate ai responsabili i vostri progetti in modo da capire la loro offerta e rendere la scelta più semplice. Inoltre, cercate di raccogliere ritagli di giornale, stampe, campioni di colore, immagini e qualsiasi elemento visivo che possa aiutarvi a descrivere l’effetto che volete conferire alla cerimonia. Assicuratevi, infine, di avere una visione complessiva della geografia del posto e della logistica degli eventi compresa la sistemazione, le attività da proporre agli ospiti e così via.

3. Scegliete i fornitori con... gusto!

Prima della vostra visita sul posto, fatevi compilare una lista dei fornitori dal vostro wedding planner. Analizzate attentamente i loro siti web e/o il loro portfolio, ma chiedete anche delle referenze per accertarvi della loro reputazione. Ogni fornitore può apparire fantastico, ma può capitare che il suo stile non si allinei al vostro, perciò fate delle ricerche accurate. Quando visitate la zona, fissate degli appuntamenti con i fornitori per parlare dei vostri gusti e per comprendere il loro stile. Predisponete delle degustazioni presso catering e pasticceri, sia per il cibo sia per le bevande.

Un’altra possibilità è quella di portare in loco i propri fornitori. Se questo è il vostro desiderio, assicuratevi di programmare nei minimi dettagli gli aspetti logistici con il vostro wedding planner, in modo da poter affrontare qualsiasi difficoltà. 

Extraordinary Weddings può prevedere una consulenza mirata nella scelta dei fornitori, un supporto efficace ai problemi logistici e di coordinamento di tutto l'evento. Se pensate davvero di portare i vostri fornitori, assicuratevi di includere questa spesa nel budget del matrimonio.

4. Attenzione alla burocrazia

Può essere assai difficile destreggiarsi in mezzo alla burocrazia necessaria per sposarsi in un altro paese. Cercate allora di prepararvi per tempo, in modo che, all’ultimo, non ci siano spiacevoli sorprese. Solo per fare un esempio, se gli sposi appartengono a due nazionalità diverse, una cerimonia nuziale con valore legale potrebbe richiedere parecchia documentazione. Sarebbe bene affidare quest’aspetto a dei professionisti: un wedding planner specializzato in matrimoni fuori porta potrà fornire non solo tutta l’assistenza necessaria sulla cerimonia, ma anche sui documenti da allegare alle domande di utilizzo location e SIAE per l'accompagnamento musicale del ricevimento . In Italia, per portare un esempio, è possibile sposarsi in edifici di proprietà del Comune che possono essere luoghi mozzafiato: castelli, ville sulla riva del lago e terrazze con vista mare!

5. Pensate agli invitati

Il consiglio è quello di comunicare data e location del matrimonio per tempo. Richiedete agli invitati un RSVP (una «gentile risposta») con largo anticipo: questo sarà di grande aiuto per l’organizzazione. Sarete facilitati nel capire quali saranno le necessità del viaggio, l’accoglienza nelle strutture locali, i bisogni degli anziani e delle famiglie con bambini. Per quanto riguarda le strutture alberghiere, cercate di capire come sono collegate ai trasporti (aeroporti, stazioni ferroviarie, mezzi pubblici). Alcune parti d’Italia sono poco accessibili: ciò significa che gli invitati dovranno spostarsi con mezzi propri, auto a noleggio o con conducente. Mettete in conto che dovrete inserire la voce “trasporti” nel vostro budget: da e per l’aeroporto, da e verso la location della Cena di Benvenuto e, soprattutto, i mezzi per raggiungere la vostra cerimonia.

6. Stabilite un Budget e cercate di capire come spenderlo al meglio

Prima di tutto, la fiducia. Chiedete al vostro wedding planner di rendere trasparenti tutte le spese, voce per voce: sarete più sereni capendo dove e come vengono spesi i vostri soldi. Noi di Extraordinary Weddings dettagliamo i costi di ogni servizio, cercando di mettere le coppie a conoscenza di tutto ciò che viene organizzato. Il vostro wedding planner potrà essere un validissimo aiuto nel distribuire le spese in maniera corretta conoscendo la cifra totale a vostra disposizione. Potrà inoltre consigliarvi sul luogo e sui servizi migliori in base alle vostre esigenze. Ma ricordate: comparare i prezzi di un matrimonio in una nazione, piuttosto che in un’altra, anche all’interno della stessa Italia, è pressoché impossibile: i costi dei servizi variano in base alle richieste ed è possibile che in un posto siano superiori - o inferiori - a quelli di un altro.

UNA QUESTIONE DI PRIORITA':  Tutti vogliono un matrimonio da sogno. Ma è necessario restare con i piedi per terra quando si pensa al budget. Datevi delle priorità: ad esempio il luogo, la quantità e la qualità del cibo, le decorazioni, i trasporti per il giorno della cerimonia. Con l’aiuto di un wedding planner che conosce bene il contesto del vostro matrimonio e i vostri desideri, riuscirete ad ottenere il massimo da ciò che tenete davvero a cuore.

7. In viaggio col vestito, aiuto!

Assicuratevi di trovare il modo migliore per viaggiare con il vostro vestito. Una delle cose più stressanti, perfino nei migliori matrimoni fuori porta, è far si che il vestito della sposa arrivi “sano e salvo” a destinazione. E che sia stirato in maniera appropriata. Ecco allora alcuni consigli e suggerimenti che giungono dai responsabili del negozio Little White Dress di Denver, Colorado, per le spose che si mettono in viaggio con il loro vestito.

Il direttore marketing Kelly Leggett ci ha raccontato che è di fondamentale importanza chiedere al negozio dove si è acquistato il vestito come “preparare” l’abito. Ognuno è diverso per tessuto e decorazioni: «Alcuni abiti, come quelli più rigidi, possono essere stirati prima del viaggio e risulteranno in ogni caso perfetti dopo una passata di vapore con un ferro da stiro portatile, anch’esso facile da trasportare», suggerisce Kelly. «Ma altri vestiti, ricchi di chiffon o tulle, è probabile che abbiano bisogno di essere stirati o vaporizzati energicamente appena arrivati a destinazione perché si stropicceranno molto più facilmente durante il viaggio. Alle nostre spose, suggeriamo di chiedere all’hotel o al wedding planner se hanno un ferro da stiro professionale o se possono indirizzarle ad una lavanderia o stireria locale.

Viaggio e Vestito da sposa: cosa fare e cosa non fare secondo Little White Dress:

Cosa non fare 

- Non spedite l’abito!

- Non imbarcate l’abito, ma tenetelo con voi!

- Non usate un porta abiti di plastica!

 

Cosa fare

- Avvolgete il vestito in un porta abiti traspirante, impermeabile specifico per i vestiti da sposa: Little White Dress, ad esempio, fornisce ad ogni sposa il suo personale involucro: non tutti lo fanno! Chiedete prima di acquistarlo oppure ordinatelo su Amazon.

- Se l’abito è molto ingombrante, prenotate un posto in più sull’aereo per poterlo appoggiare sopra. E ricordate di mettere questa spesa a budget se è necessaria. 

La scelta di un matrimonio fuori porta richiede molta ricerca e pianificazione: ma ne vale la pena. Se vi affiderete al giusto wedding planner e a fornitori onesti, il tutto vi parrà addirittura divertente, non una fatica! Seguite i nostri consigli e tutto andrà per il meglio.

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